Präsentation erstellen lassen vs. selber machen – Was lohnt sich wirklich?

Was bedeutet es, eine Präsentation erstellen zu lassen?

Eine Präsentation erstellen lassen bedeutet, die Konzeption, Gestaltung und Umsetzung einer Geschäftspräsentation an externe Profis zu übergeben – sei es eine spezialisierte Präsentationsagentur, ein Freelancer oder ein Design-Studio. Im Gegensatz dazu steht das Selbermachen: Sie erstellen die Präsentation mit eigenen Ressourcen, intern oder persönlich. Beide Wege haben Berechtigung – die richtige Wahl hängt von Ihrem Zeitbudget, Ihrem Qualitätsanspruch und der Bedeutung der Präsentation ab.

Laut einer Studie von Prezi verbringen Führungskräfte im Durchschnitt 8 Stunden pro Woche mit der Erstellung von Präsentationen. Das sind 20 % der Arbeitswoche – Zeit, die oft besser investiert wäre. Gleichzeitig ist nicht jede Präsentation den Invest in externen Support wert. Wir helfen Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen.

Zeitaufwand: Selbermachen vs. Agentur

Der wahre Zeitaufwand beim Selbermachen

Die meisten Menschen unterschätzen den Zeitaufwand für eine professionelle Präsentation erheblich. Hier eine realistische Aufschlüsselung für eine 25-Folien-Vertriebspräsentation:

Das bedeutet: Beim Selbermachen investieren Sie 25–40 Stunden eigener Arbeitszeit. Beim Outsourcing sind es 4,5–6,5 Stunden – hauptsächlich für Briefing, Feedback und Freigabe. Die restliche Arbeit erledigt die Agentur.

Die Opportunitätskosten-Rechnung

Wenn Sie als Führungskraft, Vertriebsleiter oder Berater einen internen Stundensatz von 120–200 EUR haben, sieht die Rechnung so aus:

• Selbermachen: 30 Stunden x 150 EUR = 4.500 EUR Opportunitätskosten
• Outsourcing: 5 Stunden eigene Zeit x 150 EUR + 5.000 EUR Agenturkosten = 5.750 EUR Gesamtkosten
• Differenz: 1.250 EUR zugunsten des Selbermachens – aber: 25 Stunden Zeitgewinn

Die Frage ist: Was könnten Sie in 25 Stunden erreichen, wenn Sie nicht an einer Präsentation sitzen? Einen Neukunden gewinnen? Eine strategische Initiative vorantreiben? In vielen Fällen übersteigt der Wert der freien Zeit die Kosten der Agentur deutlich.

Qualitätsvergleich: Was können Profis besser?

Design-Qualität

Der offensichtlichste Unterschied liegt im Design. Professionelle Präsentationsdesigner arbeiten täglich mit Typografie, Farbsystemen, Layout-Rastern und visueller Hierarchie. Selbst mit einer guten PowerPoint-Vorlage erreichen die meisten Nicht-Designer nicht das gleiche Niveau, weil:

1. Typografische Feinheiten fehlen: Zeilenabstände, Schriftgrößen-Hierarchie, Textausrichtung
2. Visuelle Konsistenz über alle Folien schwer einzuhalten ist
3. Bildauswahl und -bearbeitung ohne Erfahrung oft generisch wirkt
4. Datenvisualisierung bei selbst erstellten Charts häufig überladen ist
5. White Space – der Leerraum – von Nicht-Designern meist nicht ausreichend eingeplant wird

Strategische Qualität

Was viele nicht bedenken: Eine gute Präsentationsagentur liefert nicht nur hübsche Folien, sondern auch eine durchdachte Argumentationsstruktur. Professionelle Präsentationsberater kennen Storytelling-Techniken, wissen, wie man komplexe Botschaften vereinfacht, und verstehen die Psychologie des Überzeugens.

Typische strategische Verbesserungen durch Profis:

• Klare Kernbotschaft statt Informationsüberflutung
• Logischer Aufbau mit rotem Faden
• Zielgruppengerechte Ansprache (Investor denkt anders als Einkäufer)
• Call-to-Action, der zum Handeln motiviert
• Einwandbehandlung und Gegenargumente antizipieren

Technische Qualität

Professionelle Präsentationen unterscheiden sich auch technisch:

• Optimierte Dateigröße (keine 200-MB-Monster per E-Mail)
• Konsistente Folienmaster mit durchgängigem Layout-System
• Eingebettete Schriften, die auf jedem Rechner korrekt angezeigt werden
• Druckoptimierung für Leave-Behinds und Handouts
• Barrierefreiheit mit Alt-Texten und logischer Leserichtung

Wann lohnt sich das Selbermachen?

Das Selbermachen ist sinnvoll in folgenden Situationen:

1. Interne Präsentationen mit geringem Impact

Für Team-Updates, interne Status-Reports oder Workshop-Unterlagen ist professionelles Design meist überflüssig. Hier zählt der Inhalt, nicht die Optik. Ein sauberes Template und klare Strukturierung reichen aus.

2. Wenn Sie selbst Design-Kompetenz haben

Manche Führungskräfte und Berater haben ein gutes Auge für Design oder haben Erfahrung mit Präsentationstools. Wenn Sie regelmäßig Lob für Ihre Folien bekommen und Freude an der Gestaltung haben, spricht nichts gegen das Selbermachen. Unsere Präsentationstrainings helfen Ihnen dabei, noch besser zu werden.

3. Sehr kurzfristige, einfache Präsentationen

Wenn Sie in zwei Stunden eine 5-Folien-Präsentation für ein internes Meeting brauchen, ist kein Briefing-Prozess mit einer Agentur möglich. Hier ist Selbermachen die einzige Option.

4. Wenn das Budget fehlt

Nicht jede Abteilung und nicht jedes Unternehmen hat Budget für externe Präsentations-Dienstleister. In diesem Fall ist eine solide Selbermach-Lösung besser als gar keine professionelle Präsentation. Investieren Sie dann in gute Templates und Tools.

Wann sollten Sie eine Präsentation erstellen lassen?

1. Hoher wirtschaftlicher Impact

Wenn die Präsentation über einen Auftrag, eine Finanzierung oder eine strategische Entscheidung entscheidet, ist professionelle Unterstützung eine Investition, keine Ausgabe. Ein Pitch-Deck für eine Finanzierungsrunde über 5 Millionen EUR sollte nicht am eigenen PowerPoint-Können scheitern.

2. Externe Zielgruppe

Präsentationen, die nach außen gehen – an Kunden, Investoren, Partner oder die Presse –, repräsentieren Ihr Unternehmen. Jede schlecht gestaltete Folie sendet die Botschaft: „Wir nehmen das nicht so ernst.” Gerade bei Firmenpräsentationen für externe Zielgruppen lohnt sich professionelle Gestaltung.

3. Komplexe Inhalte

Technische Dokumentationen, Datenanalysen, wissenschaftliche Ergebnisse – wenn der Inhalt komplex ist, brauchen Sie Profis, die ihn verständlich und visuell ansprechend aufbereiten können. Gute Datenvisualisierung ist eine eigene Disziplin.

4. Zeitdruck bei hoher Qualitätserwartung

Sie haben drei Tage für eine 40-Folien-Präsentation und müssen gleichzeitig Ihr Tagesgeschäft erledigen? Eine Agentur kann mit mehreren Spezialisten parallel arbeiten und den Zeitdruck auffangen.

5. Regelmäßiger Bedarf

Wenn Sie monatlich 2–4 Präsentationen benötigen, lohnt sich ein Agenturvertrag mit Stundenkontingent. Sie sparen Zeit, bekommen konsistente Qualität und können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Kostenvergleich: Die ehrliche Rechnung

Wichtig: Die Kosten beim Selbermachen sind Opportunitätskosten – Zeit, die Sie in andere Aufgaben investieren könnten. Ob diese Kosten real sind, hängt davon ab, ob Sie die gesparte Zeit tatsächlich produktiv nutzen würden.

Mehr Details zu den Kosten finden Sie in unserem ausführlichen Artikel Was kostet eine Präsentation?.

Der Mittelweg: Hybride Modelle

Es muss nicht alles oder nichts sein. Viele unserer Kunden nutzen hybride Modelle:

Modell 1: Template + Selbermachen

Sie beauftragen eine Agentur einmalig mit der Erstellung eines professionellen Präsentations-Templates mit Folienmaster, Farbschema, Schriftarten und Layout-Rastern. Danach erstellen Sie Ihre Präsentationen selbst auf Basis dieses Templates. Kosten für das Template: 3.000–8.000 EUR.

Modell 2: Inhalt selbst + Design outsourcen

Sie erstellen die Inhalte (Text, Daten, Argumente) und liefern der Agentur ein Rohmanuskript oder eine grobe PowerPoint-Datei. Die Agentur übernimmt Design, Datenvisualisierung und Feinschliff. Das spart 30–40 % der Agenturkosten.

Modell 3: Outsourcing der Flaggschiff-Präsentationen

Sie machen 80 % Ihrer Präsentationen selbst (interne Meetings, Routine-Reports) und beauftragen eine Agentur für die 20 %, die wirklich zählen (Kundenpitches, Vorstandspräsentationen, Keynotes).

Modell 4: Agentur-Retainer

Sie vereinbaren ein monatliches Stundenkontingent (z. B. 20 Stunden/Monat) mit einer Agentur. Damit haben Sie jederzeit Zugriff auf Profi-Kapazität, ohne für jedes Projekt einzeln beauftragen zu müssen. Typische Retainer liegen bei 2.000–5.000 EUR/Monat.

Checkliste: Selbermachen oder outsourcen?

Beantworten Sie diese Fragen mit Ja oder Nein:

1. Geht die Präsentation an eine externe Zielgruppe? (Ja = Outsourcing prüfen)
2. Entscheidet die Präsentation über mehr als 10.000 EUR Geschäftsvolumen? (Ja = Outsourcing)
3. Haben Sie weniger als 5 Werktage Zeit? (Ja = Outsourcing prüfen)
4. Haben Sie Design-Erfahrung? (Nein = Outsourcing prüfen)
5. Umfasst die Präsentation mehr als 25 Folien? (Ja = Outsourcing prüfen)
6. Enthält die Präsentation komplexe Datenvisualisierungen? (Ja = Outsourcing)
7. Ist Ihr Stundensatz höher als 80 EUR? (Ja = Outsourcing wirtschaftlich sinnvoll)

3 oder mehr Ja-Antworten: Outsourcing lohnt sich wahrscheinlich. Weniger als 3 Ja-Antworten: Selbermachen ist die pragmatischere Wahl.

Fazit

Die Entscheidung zwischen Selbermachen und Outsourcen ist letztlich eine Frage der Ressourcenallokation. Wenn Ihre Zeit wertvoller ist als die Agenturkosten und die Präsentation einen hohen Impact hat, lohnt sich Outsourcing fast immer. Wenn die Präsentation routine ist, intern bleibt und Ihr Zeitbudget es hergibt, ist Selbermachen völlig legitim.

Der größte Fehler, den wir in der Praxis sehen: Führungskräfte, die nachts um 23 Uhr an einer Pitch-Präsentation basteln, weil sie „es ja auch selbst können”. Technisch stimmt das vielleicht – aber die Qualität und die Lebensqualität leiden darunter. Eine professionelle Präsentationsagentur nimmt Ihnen diese Last ab und liefert ein Ergebnis, das Ihre Inhalte optimal zur Geltung bringt.

Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Einschätzung, ob sich Outsourcing für Ihr konkretes Projekt lohnt.