Event Kommunikation: Ihre Veranstaltung kommunikativ zum Erfolg führen

Was ist Event Kommunikation?

Event Kommunikation – oder Eventkommunikation – bezeichnet die strategische Planung und Umsetzung aller kommunikativen Maßnahmen, die eine Veranstaltung begleiten. Sie erstreckt sich über drei Phasen: die Vorbereitung (Pre-Event), die Durchführung (Live-Event) und die Nachbereitung (Post-Event). Ziel ist es, die Reichweite und Wirkung eines Events zu maximieren und die Kernbotschaften nachhaltig in den Köpfen der Teilnehmenden zu verankern.

Die Präsentationsexperten sind seit über 20 Jahren Experten für Event Kommunikation. Mit mehr als 1.000 Kunden haben wir Events jeder Größe kommunikativ begleitet – von internen Townhall-Meetings bis zu großen Konferenzauftritten.

Warum professionelle Event Kommunikation entscheidend ist

Events sind Investitionen

Veranstaltungen gehören zu den kostenintensivsten Kommunikationsmaßnahmen. Location, Technik, Catering, Personal – die Budgets sind erheblich. Professionelle Event Kommunikation maximiert den Return on Investment, indem sie dafür sorgt, dass die Botschaften ankommen und die gewünschte Wirkung erzielen.

Die Botschaft muss bleiben

Ein Event dauert Stunden oder Tage – die Erinnerung daran soll Wochen und Monate halten. Durch durchdachte Kommunikation vor, während und nach dem Event verankern Sie Ihre Kernbotschaften nachhaltig.

Teilnehmer gewinnen und binden

Die beste Veranstaltung nützt wenig, wenn niemand kommt. Event Kommunikation sorgt für volle Teilnehmerlisten und für Gäste, die nicht nur anwesend sind, sondern aktiv teilnehmen.

Content-Multiplikation

Ein gut kommuniziertes Event liefert Content für Wochen: Zusammenfassungen, Zitate, Fotos, Videos, Social-Media-Posts. Professionelle Event Kommunikation plant diese Content-Verwertung von Anfang an mit.

Die drei Phasen der Event Kommunikation

Phase 1: Pre-Event Kommunikation

Die Kommunikation vor dem Event baut Vorfreude auf, informiert und motiviert zur Teilnahme:

• Save-the-Date: Frühzeitige Ankündigung mit den wichtigsten Eckdaten
• Einladungskommunikation: Offizielle Einladung mit Programm-Highlights und Anmeldemöglichkeit
• Programmkommunikation: Detailliertes Programm, Speaker-Vorstellung, Agenda
• Reminder: Erinnerungen vor dem Event mit logistischen Informationen
• Social Media: Teaser-Content, Speaker-Spotlights, Countdown
• Interne Kommunikation: Briefing der Mitarbeitenden, die am Event beteiligt sind

Phase 2: Live-Event Kommunikation

Während des Events stehen Erlebnis und Botschaftsvermittlung im Mittelpunkt:

• Präsentationen: Keynotes, Panel-Moderationen, Workshop-Materialien
• Event Branding: Visuelle Identität auf allen Touchpoints
• Live Social Media: Echtzeit-Berichterstattung auf LinkedIn, Instagram, X
• Interaktive Elemente: Live-Umfragen, Q&A-Sessions, Networking-Formate
• Dokumentation: Foto- und Video-Dokumentation für spätere Verwertung
• Signage und Leitsystem: Informative und markengerechte Beschilderung

Phase 3: Post-Event Kommunikation

Nach dem Event geht die Kommunikation weiter:

• Thank-You-Kommunikation: Danksagung an Teilnehmer, Sprecher und Partner
• Content-Verwertung: Blog-Artikel, Zusammenfassungen, Video-Highlights
• Präsentationsteilen: Folien und Materialien für Teilnehmer bereitstellen
• Follow-up: Individuelle Nachfassaktionen bei Leads und Kontakten
• Feedback: Teilnehmerbefragung und Lessons Learned
• Nachberichterstattung: Presse- und Intranet-Artikel über das Event

Unsere Event-Kommunikationsleistungen

Kommunikationsstrategie

Wir entwickeln eine umfassende Kommunikationsstrategie für Ihr Event: Zielgruppen, Botschaften, Kanäle, Timeline und Erfolgskennzahlen – alles in einem koordinierten Plan.

Präsentationen und Reden

Wir erstellen alle Präsentationen und Reden für Ihr Event:

• Keynote-Präsentationen für Ihre Hauptredner
• Konferenz-Präsentationen für Fachvorträge
• Townhall-Präsentationen für interne Events
• Moderationskarten und Workshop-Materialien
• Video-Einspielungen und Animationen

Visuelles Konzept

Gemeinsam mit unseren Designern entwickeln wir das visuelle Konzept Ihres Events – das Event Branding, das sich durch alle Kommunikationsmaterialien zieht.

Content-Produktion

Wir produzieren alle Inhalte für Pre-, Live- und Post-Event-Kommunikation: Texte, Grafiken, Infografiken, Social-Media-Content und Video-Content.

Social-Media-Begleitung

Von der Ankündigungskampagne über Live-Tweets bis zu Post-Event-Content: Wir gestalten die Social-Media-Strategie für Ihr Event.

Event-Typen und ihre Kommunikationsanforderungen

Unternehmensevents

Hauptversammlungen, Jubiläen, Produktlaunches, Strategietage. Hier geht es um repräsentative Kommunikation, die das Unternehmen im besten Licht zeigt und Stakeholder überzeugt.

Interne Events

Townhall-Meetings, Team-Offsites, Kick-offs, Weihnachtsfeiern. Die Kommunikation fokussiert auf Motivation, Zusammenhalt und Information.

Messen und Ausstellungen

Messeauftritte erfordern eine spezifische Kommunikation, die Besucher an den Stand lockt und Leads generiert.

Konferenzen und Fachevents

Konferenzpräsentationen und Fachvorträge positionieren Ihr Unternehmen als Thought Leader in der Branche.

Virtuelle Events

Webinare, Online-Konferenzen, virtuelle Messen. Die Kommunikation muss digitale Aufmerksamkeit gewinnen und Engagement erzeugen – trotz Bildschirmermüdung.

Hybride Events

Die Königsdisziplin: Live- und Online-Teilnehmer gleichwertig einbinden und für beide Gruppen ein wertvolles Erlebnis schaffen.

Best Practices für Event Kommunikation

Konsistenz über alle Touchpoints

Vom Save-the-Date über die Einladung bis zum Follow-up: Botschaften, Design und Tonalität müssen konsistent sein und aus dem Corporate Narrative abgeleitet werden.

Storytelling nutzen

Events erzählen Geschichten. Nutzen Sie Storytelling, um Ihr Event-Programm als narrativen Bogen zu gestalten – mit Spannungsaufbau, Höhepunkten und einem inspirierenden Schluss.

Multichannel denken

Nutzen Sie alle relevanten Kanäle: E-Mail, Social Media, Website, Intranet, Print. Jeder Kanal hat seine Stärken und erreicht unterschiedliche Zielgruppen.

Content vorplanen

Planen Sie die Content-Verwertung von Anfang an. Welche Inhalte entstehen am Event? Wie werden sie aufbereitet? Wann und wo werden sie ausgespielt?

Warum Präsentationsexperten?

Als Präsentationsagentur mit über 20 Jahren Erfahrung und mehr als 1.000 Kunden sind wir Experten für die kommunikative Begleitung von Events. Von der strategischen Planung über die Präsentationserstellung bis zur Content-Produktion liefern wir alles aus einer Hand.

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch zu Ihrem nächsten Event.