Event Kommunikation: Ihre Veranstaltung kommunikativ zum Erfolg führen

Was ist Event Kommunikation?

Event Kommunikation, auch Eventkommunikation genannt, bezeichnet die strategische Planung und Umsetzung aller kommunikativen Maßnahmen, die eine Veranstaltung begleiten. Sie erstreckt sich über drei Phasen: die Vorbereitung (Pre-Event), die Durchführung (Live-Event) und die Nachbereitung (Post-Event). Ziel ist es, die Reichweite und Wirkung eines Events zu maximieren und die Kernbotschaften nachhaltig in den Köpfen der Teilnehmenden zu verankern.

Über Präsentationsexperten finden Sie die passende Agentur für Ihre Event Kommunikation. Spezialisierte Agenturen aus unserem Netzwerk begleiten Events jeder Größe kommunikativ, von internen Townhall-Meetings bis zu großen Konferenzauftritten. Die Vermittlung ist für Sie kostenlos und unverbindlich.

Warum professionelle Event Kommunikation entscheidend ist

Events sind Investitionen

Veranstaltungen gehören zu den kostenintensivsten Kommunikationsmaßnahmen. Location, Technik, Catering, Personal, die Budgets sind erheblich. Professionelle Event Kommunikation maximiert den Return on Investment, indem sie dafür sorgt, dass die Botschaften ankommen und die gewünschte Wirkung erzielen.

Die Botschaft muss bleiben

Ein Event dauert Stunden oder Tage, die Erinnerung daran soll Wochen und Monate halten. Durch durchdachte Kommunikation vor, während und nach dem Event verankern Sie Ihre Kernbotschaften nachhaltig.

Teilnehmer gewinnen und binden

Die beste Veranstaltung nützt wenig, wenn niemand kommt. Event Kommunikation sorgt für volle Teilnehmerlisten und für Gäste, die nicht nur anwesend sind, sondern aktiv teilnehmen.

Content-Multiplikation

Ein gut kommuniziertes Event liefert Content für Wochen: Zusammenfassungen, Zitate, Fotos, Videos, Social-Media-Posts. Professionelle Event Kommunikation plant diese Content-Verwertung von Anfang an mit.

Die drei Phasen der Event Kommunikation

Phase 1: Pre-Event Kommunikation

Die Kommunikation vor dem Event baut Vorfreude auf, informiert und motiviert zur Teilnahme:

• Save-the-Date: Frühzeitige Ankündigung mit den wichtigsten Eckdaten
• Einladungskommunikation: Offizielle Einladung mit Programm-Highlights und Anmeldemöglichkeit
• Programmkommunikation: Detailliertes Programm, Speaker-Vorstellung, Agenda
• Reminder: Erinnerungen vor dem Event mit logistischen Informationen
• Social Media: Teaser-Content, Speaker-Spotlights, Countdown
• Interne Kommunikation: Briefing der Mitarbeitenden, die am Event beteiligt sind

Phase 2: Live-Event Kommunikation

Während des Events stehen Erlebnis und Botschaftsvermittlung im Mittelpunkt:

• Präsentationen: Keynotes, Panel-Moderationen, Workshop-Materialien
• Event Branding: Visuelle Identität auf allen Touchpoints
• Live Social Media: Echtzeit-Berichterstattung auf LinkedIn, Instagram, X
• Interaktive Elemente: Live-Umfragen, Q&A-Sessions, Networking-Formate
• Dokumentation: Foto- und Video-Dokumentation für spätere Verwertung
• Signage und Leitsystem: Informative und markengerechte Beschilderung

Phase 3: Post-Event Kommunikation

Nach dem Event geht die Kommunikation weiter:

• Thank-You-Kommunikation: Danksagung an Teilnehmer, Sprecher und Partner
• Content-Verwertung: Blog-Artikel, Zusammenfassungen, Video-Highlights
• Präsentationsteilen: Folien und Materialien für Teilnehmer bereitstellen
• Follow-up: Individuelle Nachfassaktionen bei Leads und Kontakten
• Feedback: Teilnehmerbefragung und Lessons Learned
• Nachberichterstattung: Presse- und Intranet-Artikel über das Event

Event-Kommunikationsleistungen der Agenturen

Kommunikationsstrategie

Die Agenturen entwickeln eine umfassende Kommunikationsstrategie für Ihr Event: Zielgruppen, Botschaften, Kanäle, Timeline und Erfolgskennzahlen, alles in einem koordinierten Plan.

Präsentationen und Reden

Die Agenturen erstellen alle Präsentationen und Reden für Ihr Event:

• Keynote-Präsentationen für Ihre Hauptredner
• Konferenz-Präsentationen für Fachvorträge
• Townhall-Präsentationen für interne Events
• Moderationskarten und Workshop-Materialien
• Video-Einspielungen und Animationen

Visuelles Konzept

Gemeinsam mit den Designern der Agentur entsteht das visuelle Konzept Ihres Events: das Event Branding, das sich durch alle Kommunikationsmaterialien zieht.

Content-Produktion

Die Agenturen produzieren alle Inhalte für Pre-, Live- und Post-Event-Kommunikation: Texte, Grafiken, Infografiken, Social-Media-Content und Video-Content.

Social-Media-Begleitung

Von der Ankündigungskampagne über Live-Tweets bis zu Post-Event-Content: Die Agenturen gestalten die Social-Media-Strategie für Ihr Event.

Event-Typen und ihre Kommunikationsanforderungen

Unternehmensevents

Hauptversammlungen, Jubiläen, Produktlaunches, Strategietage. Hier geht es um repräsentative Kommunikation, die das Unternehmen im besten Licht zeigt und Stakeholder überzeugt.

Interne Events

Townhall-Meetings, Team-Offsites, Kick-offs, Weihnachtsfeiern. Die Kommunikation fokussiert auf Motivation, Zusammenhalt und Information.

Messen und Ausstellungen

Messeauftritte erfordern eine spezifische Kommunikation, die Besucher an den Stand lockt und Leads generiert.

Konferenzen und Fachevents

Konferenzpräsentationen und Fachvorträge positionieren Ihr Unternehmen als Thought Leader in der Branche.

Virtuelle Events

Webinare, Online-Konferenzen, virtuelle Messen. Die Kommunikation muss digitale Aufmerksamkeit gewinnen und Engagement erzeugen, trotz Bildschirmermüdung.

Hybride Events

Die Königsdisziplin: Live- und Online-Teilnehmer gleichwertig einbinden und für beide Gruppen ein wertvolles Erlebnis schaffen.

Best Practices für Event Kommunikation

Konsistenz über alle Touchpoints

Vom Save-the-Date über die Einladung bis zum Follow-up: Botschaften, Design und Tonalität müssen konsistent sein und aus dem Corporate Narrative abgeleitet werden.

Storytelling nutzen

Events erzählen Geschichten. Nutzen Sie Storytelling, um Ihr Event-Programm als narrativen Bogen zu gestalten, mit Spannungsaufbau, Höhepunkten und einem inspirierenden Schluss.

Multichannel denken

Nutzen Sie alle relevanten Kanäle: E-Mail, Social Media, Website, Intranet, Print. Jeder Kanal hat seine Stärken und erreicht unterschiedliche Zielgruppen.

Content vorplanen

Planen Sie die Content-Verwertung von Anfang an. Welche Inhalte entstehen am Event? Wie werden sie aufbereitet? Wann und wo werden sie ausgespielt?

Warum die Vermittlung über Präsentationsexperten?

Über Präsentationsexperten finden Sie die passende Präsentationsagentur für die kommunikative Begleitung Ihres Events. Von der strategischen Planung über die Präsentationserstellung bis zur Content-Produktion liefern die Agenturen alles aus einer Hand.

So funktioniert die Vermittlung:

1. Erstgespräch: Sie beschreiben Ihr Event und Ihre Ziele, kostenlos und unverbindlich.
2. Matching: Wir empfehlen die passende Agentur aus unserem Netzwerk.
3. Angebote: Auf Wunsch erhalten Sie bis zu 3 Angebote zum Vergleich.
4. Umsetzung: Die gewählte Agentur begleitet Ihr Event vor, während und danach.
5. Ergebnis: Sie erreichen maximale Reichweite und nachhaltige Wirkung.

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch zu Ihrem nächsten Event.